Tạo Tài liệu Kinh doanh
- Khi đăng nhập vào DE-ERP CobyWork, hãy nhấp vào Menu Tài liệu Kinh doanh.
- Ở phía bên phải, nhấp vào Tạo Tài liệu Kinh doanh.
- Trong phần chi tiết, chọn Thương hiệu/Nhãn hàng, Kiểu, Người phụ trách và đặt tiêu đề cho Tài liệu Kinh doanh.
- Trong phần Sản phẩm/Dịch vụ, hãy thêm các Sản phẩm/Dịch vụ liên quan đến Tài liệu Kinh doanh.
- Trong phần Chữ ký, chọn xem Tài liệu Kinh doanh này có yêu cầu chữ ký hay không và thêm người ký nếu cần.
- Trong phần Nội dung, hãy thêm nội dung Tài liệu Kinh doanh.
- Nhấp vào Lưu
Ghi chú: Sau khi Tài liệu Kinh doanh được tạo, nếu Người phụ trách đã chọn khác với người đã tạo Tài liệu Kinh doanh, Email sẽ được gửi đến Người phụ trách.
Chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh
- Khi đăng nhập vào DE-ERP CobyWork, hãy nhấp vào Menu Tài liệu Kinh doanh.
- Từ bảng, bấm vào tiêu đề Tài liệu Kinh doanh.
- Biểu Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…) sẽ được hiển thị, cập nhật bất kỳ trường và dữ liệu nào cần thiết.
- Nhấp vào Lưu.
Tài liệu Kinh doanh Sản phẩm/Dịch vụ
Bạn có thể thêm số lượng Sản phẩm/Dịch vụ không giới hạn trong phần Sản phẩm/Dịch vụ của Tài liệu Kinh doanh, trường số lượng Tài liệu Kinh doanh sẽ được điền tự động, bạn có thể sử dụng trường này để áp dụng bộ lọc, hiển thị trên bảng Tài liệu Kinh doanh…
Các sản phẩm bạn thêm vào Tài liệu Kinh doanh có thể được hiển thị trên nội dung Tài liệu Kinh doanh. Ví dụ: Nếu bạn đang tạo Báo giá, bạn có thể tự động nhúng tất cả các Tài liệu Kinh doanh Sản phẩm/Dịch vụ vào nội dung của Tài liệu Kinh doanh, chúng sẽ được hiển thị trên chế độ xem công khai Tài liệu Kinh doanh cũng như trên PDF Tài liệu Kinh doanh.
Nếu bạn muốn DE-ERP CobyWork nhúng bảng sản phẩm vào nội dung Tài liệu Kinh doanh, bạn sẽ cần thêm phần Sản phẩm/Dịch vụ thông qua trình chỉnh sửa.
Chữ ký Tài liệu Kinh doanh
Bạn có thể thu thập nhiều chữ ký của Khách hàng cho mỗi Tài liệu Kinh doanh bạn tạo, DE-ERP CobyWork sẽ thu nhận địa chỉ IP của người ký, ngày và giờ người ký Tài liệu Kinh doanh cũng như Email và tên đầy đủ của họ.
Ghi chú: Theo luật của Chính phủ, các tài liệu số được công nhận như các tài liệu vật lý. DE-ERP CobyWork ghi nhận lại dữ liệu định danh của người ký thông qua: Địa chỉ IP, Ngày, Giờ. Kết hợp với Tài khoản định danh trên hệ thống DE-ERP CobyWork (Tên đăng nhập/Mật khẩu) sẽ xác định chính danh của người ký.
Nếu chỉ có một người ký cho Tài liệu Kinh doanh, sau khi Tài liệu Kinh doanh được ký, Tài liệu Kinh doanh sẽ tự động được đánh dấu là Đã chấp thuận, tuy nhiên, đối với các Tài liệu Kinh doanh có nhiều người ký, Tài liệu Kinh doanh sẽ chỉ được đánh dấu là Đã chấp thuận khi người ký cuối cùng còn lại ký vào Tài liệu Kinh doanh.
DE-ERP CobyWork sẽ gửi thông báo cho Người phụ trách Tài liệu Kinh doanh mỗi khi người ký thực hiện ký Tài liệu Kinh doanh để đảm bảo rằng Người phụ trách của Tài liệu Kinh doanh sẽ luôn được cập nhật.
Thêm người ký
Để thêm người ký vào Tài liệu Kinh doanh, hãy làm theo các bước dưới đây.
- Trong khi tạo hoặc chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh, trên thanh điều hướng Tài liệu Kinh doanh trên cùng, hãy bấm vào phần Chữ ký.
- Đảm bảo đã chọn Sử dụng chữ ký điện tử.
- Nhấp vào Thêm người ký mới.
- Nhập tên đầy đủ của người ký.
- Nhập địa chỉ Email của người ký, đảm bảo nhập địa chỉ Email hợp lệ để bạn có thể sử dụng sau này để gửi Tài liệu Kinh doanh.
- Nhấp vào Lưu.
Xóa người ký
- Trong khi tạo hoặc chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh, trên thanh điều hướng Tài liệu Kinh doanh trên cùng, hãy bấm vào phần Chữ ký.
- Nhấp vào biểu tượng X nằm ở phía bên phải của người ký.
- Nhấp vào Lưu.
Ghi chú: Khi xóa người ký Tài liệu Kinh doanh có trạng thái Đã chấp thuận, Tài liệu Kinh doanh sẽ tự động được đánh dấu là bản nháp.
Ký văn bản
Người ký có thể ký Tài liệu Kinh doanh thông qua địa chỉ URL công khai của Tài liệu Kinh doanh, thông thường nếu bạn chia sẻ trực tiếp địa chỉ URL Tài liệu Kinh doanh, địa chỉ URL có thể được sao chép từ Menu thả xuống trên cùng bên phải bạn khi đang ở trên trang chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh. Tuy nhiên, khi gửi Tài liệu Kinh doanh cho người ký qua phần Gửi Tài liệu Kinh doanh, địa chỉ URL cũng sẽ được bao gồm trong Email được gửi đến người ký.
Ghi chú: Các tài liệu đã được ký đầy đủ với trạng thái Đã chấp thuận không thể bỏ đánh dấu là Đã chấp thuận, mà nó chỉ có thể bị xóa. Chỉ có một ngoại lệ duy nhất là khi người ký bị xóa khỏi tài liệu được chấp thuận, trạng thái tài liệu sẽ tự động chuyển thành Bản nháp.
Để người ký thao tác ký Tài liệu Kinh doanh, người ký phải thực hiện các bước sau:
- Bấm vào nút Ký nằm ở phía trên cùng bên phải của trang công khai của Tài liệu Kinh doanh.
- Nhập địa chỉ Email người ký của mình để xác nhận, Email phải khớp với địa chỉ mà Nhân viên bán hàng đã thêm vào trường Email của người ký.
- Nhấp vào Xác nhận.
- Trong Đã chấp thuận, nhập tên đầy đủ của mình.
- Nhấp vào Ký.
Ghi chú: Người ký phải nhập địa chỉ Email của họ để xác nhận trước khi ký Tài liệu Kinh doanh.
Sau khi Tài liệu Kinh doanh được ký, Người phụ trách Tài liệu Kinh doanh sẽ nhận được thông báo chuông và Email Tài liệu Kinh doanh đã ký của Người ký.
Chấp thuận Tài liệu Kinh doanh
Khi bạn đã chọn Tài liệu Kinh doanh không yêu cầu chữ ký, khách hàng sẽ chỉ cần chấp thuận Tài liệu Kinh doanh mà không cần chữ ký, lưu ý rằng khi Tài liệu Kinh doanh yêu cầu chữ ký, trạng thái Tài liệu Kinh doanh sẽ được tự động thay đổi thành Đã chấp thuận sau khi tất cả người ký vào Tài liệu Kinh doanh.
Trạng thái Tài liệu Kinh doanh sẽ được tự động cập nhật thành Đã chấp thuận và Người phụ trách Tài liệu Kinh doanh sẽ nhận được thông báo bằng chuông và Email Tài liệu Kinh doanh Đã chấp thuận.
Tính năng này cho phép bạn tạo Tài liệu Kinh doanh mà không yêu cầu chữ ký số, cho phép bạn linh hoạt tạo các loại Tài liệu Kinh doanh khác nhau cho nhiều đối tượng hơn.
Ghi chú: Các Tài liệu Kinh doanh Đã chấp thuận không thể được đánh dấu là Đã chấp thuận, nó chỉ có thể bị loại bỏ khi xóa.
Tài liệu Kinh doanh PDF
Bạn có thể tạo các File PDF dựa trên nội dung được thêm vào qua TAB Nội dung trong khi tạo hoặc chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh.
Để tạo PDF, trong khi chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh, hãy nhấp vào nút PDF trên cùng bên phải, bạn có thể chọn xem PDF trong trình duyệt hoặc tải xuống Tài liệu Kinh doanh PDF trên máy tính của mình.
Khách hàng của bạn có thể tải xuống PDF của Tài liệu Kinh doanh thông qua chế độ xem HTML công khai của Tài liệu Kinh doanh, nút tải xuống nằm ở phía trên cùng bên phải trên thanh điều hướng.
Ghi chú: Không thể tạo PDF giống hệt như phiên bản HTML của nội dung Tài liệu Kinh doanh, hy vọng rằng có thể có một vài khác biệt trên PDF được tạo.
Phông chữ PDF
Đối với mỗi Thương hiệu/Nhãn hàng bạn tạo, bạn có thể chọn phông chữ PDF mặc định, phông chữ PDF mặc định sẽ được sử dụng cho tất cả văn bản không có phông chữ tùy chỉnh được chỉ định thông qua trình chỉnh sửa.
Điều rất quan trọng là chọn phông chữ PDF thích hợp dựa trên nội dung của Tài liệu Kinh doanh, nếu phông chữ không hỗ trợ bất kỳ ký tự đặc biệt nào bạn đang sử dụng, chúng sẽ không được hiển thị đúng trên PDF.
Ghi chú: Phông chữ DejaVu Sans cung cấp độ bao phủ ký tự Unicode tốt nhất theo mặc định, hãy đảm bảo chọn phông chữ thích hợp nếu các ký tự đặc biệt không được hiển thị trên Tài liệu Kinh doanh PDF.
Trong một số trường hợp, bạn sẽ muốn sử dụng phông chữ khác với phông chữ mặc định mà Thương hiệu/Nhãn hàng đang sử dụng, để ghi đè lên một văn bản có phông chữ khác trực tiếp từ trình chỉnh sửa, vui lòng kiểm tra hình ảnh bên dưới.
Tuy nhiên, nếu có các ký tự đặc biệt, như đã đề cập trước đó, bạn sẽ cần đảm bảo rằng phông chữ bạn chọn sẽ hỗ trợ Unicode và các ký tự đặc biệt.
Văn bản soạn sẵn
Các Văn bản soạn sẵn là danh sách các thẻ động được xác định trước mà khi xem Tài liệu Kinh doanh, HTML hoặc PDF được thay thế bằng các giá trị thực của chúng.
Bạn có thể thêm Văn bản soạn sẵn sẵn trực tiếp vào nội dung Tài liệu Kinh doanh hoặc trong Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…). Trong hầu hết các trường hợp, thời gian nhiều nhất mà bạn sử dụng trình giwx chỗ là khi sử dụng Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…).
Bạn có thể thêm Văn bản soạn sẵn từ Thương hiệu/Nhãn hàng của Tài liệu Kinh doanh, Các giao dịch liên quan, Doanh nghiệp hoặc Khách hàng….
Để thêm Văn bản soạn sẵn vào nội dung hoặc Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…), hãy tập trung vào phần trình soạn thảo hoặc chọn văn bản để thay thế bằng Văn bản soạn sẵn, sau đó sử dụng biểu tượng mã thanh công cụ chỉnh sửa trên cùng để chọn Văn bản soạn sẵn bạn muốn thêm.
Ghi chú: Khi Văn bản soạn sẵn cho Giao dịch, Khách hàng hoặc Doanh nghiệp được sử dụng và Tài liệu Kinh doanh có nhiều Kết nối, các giá trị của Văn bản soạn sẵn sẽ được lấy từ bản ghi được kết nối đầu tiên.
Gửi Tài liệu Kinh doanh
Ghi chú: Chỉ những người dùng có quyền được cấp để chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh của mình hoặc Tất cả mới có thể sử dụng tính năng gửi Tài liệu Kinh doanh.
Để gửi Tài liệu Kinh doanh, hãy làm theo các bước sau:
- Trong khi tạo hoặc chỉnh sửa Tài liệu Kinh doanh, trên thanh điều hướng Tài liệu Kinh doanh trên cùng, hãy bấm vào phần Gửi.
- Nếu trước đây bạn đã thêm bất kỳ người ký nào, người ký sẽ tự động được chọn trước để gửi.
- Nếu bạn không muốn gửi Tài liệu Kinh doanh cho những người ký cụ thể, hãy bỏ chọn hộp kiểm nằm bên trái tên người ký.
- Để thêm người nhận bổ sung, hãy nhấp vào Thêm người nhận mới.
- Chọn một tài khoản Email mà bạn muốn gửi Tài liệu Kinh doanh từ đó.
- Nhập Tiêu đề Email.
- Nhập nội dung tin nhắn.
- Nhấp vào Gửi.
Gửi theo lịch trình
Để thiết lập gửi Tài liệu Kinh doanh vào ngày và giờ bạn tuỳ chọn, hãy chọn hộp kiểm Gửi sau ? và chọn ngày và giờ khi bạn muốn gửi Tài liệu Kinh doanh.
Đảm bảo thực sự kiểm tra người ký và người nhận nào bạn muốn gửi Tài liệu Kinh doanh khi lên lịch gửi cho một ngày và giờ cụ thể.
Ghi chú: Nếu Tài liệu Kinh doanh không được gửi đúng vào thời gian bạn đã chọn, hãy liên hệ với chúng tôi để thực hiện hỗ trợ kỹ huật cho bạn.
Giám sát việc Xem Tài liệu Kinh doanh
DE-ERP CobyWork thực hiện giám sát mỗi khi khách hàng xem trang HTML Tài liệu Kinh doanh và hệ thống sẽ gửi thông báo cho Người phụ trách Tài liệu Kinh doanh rằng Khách hàng đã xem Tài liệu Kinh doanh mà họ nhận được.
Tính năng này sẽ cho phép Nhân viên bán hàng cập nhật xem khách hàng có xem Tài liệu Kinh doanh được gửi hay không. Người phụ trách Tài liệu Kinh doanh sẽ nhận được thông báo qua Chuông và Email.
Ngoài ra, DE-ERP CobyWork sẽ ghi lại một hoạt động cho Tài liệu Kinh doanh của chế độ xem, xem hình ảnh bên dưới.
Ghi chú: Chế độ xem Tài liệu Kinh doanh không được giám sát khi người dùng đã đăng nhập xem Tài liệu Kinh doanh.
Lưu ý rằng khách hàng có thể tải lại trang nhiều lần trong một khoảng thời gian ngắn khi xem Tài liệu Kinh doanh, DE-ERP CobyWork sẽ không ghi lại hoạt động và thông báo lại cho Người phụ trách khi mỗi lần khách hàng tải lại trang, vì lý do này, lượt xem Tài liệu Kinh doanh chỉ được theo dõi sau mỗi giờ.
Ví dụ: Nếu khách hàng truy cập trang xem Tài liệu Kinh doanh công khai sau 1 giờ kể từ lần truy cập đầu tiên, lượt truy cập này sẽ được tính là lượt xem và thông báo sẽ được gửi lại cho Người phụ trách.
Mẫu Tài liệu Kinh doanh Kinh doanh
Tính năng Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…) có thể giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ tạo thủ công từng Tài liệu Kinh doanh, hãy tưởng tượng nếu bạn đang gửi 10 Báo giá mỗi ngày cho khách hàng tiềm năng của mình, bạn sẽ cần tạo thủ công nội dung của các Báo giá này mỗi khi cần gửi Báo giá.
Sử dụng tính năng Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…), bạn có thể tạo các bộ nội dung được xác định trước để có thể dễ dàng chèn vào nội dung Tài liệu Kinh doanh.
Lưu nội dung Tài liệu Kinh doanh dưới dạng Mẫu Tài liệu Kinh doanh
Để lưu nội dung Tài liệu Kinh doanh hiện tại dưới dạng Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…) riêng biệt, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Trong khi ở phần Nội dung Tài liệu Kinh doanh, bấm Lưu Mẫu Tài liệu Kinh doanh.
- Nhập tên Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…) để dễ xác định.
- Nếu bạn muốn chia sẻ Mẫu Tài liệu Kinh doanh (Báo giá, Đề xuất, Hợp đồng…) với các nhân viên khác trong Công ty, hãy chọn Chia sẻ Mẫu Tài liệu Kinh doanh này với các nhân viên khác trong Công ty ? (Không bắt buộc).
Chèn Mẫu Tài liệu Kinh doanh Kinh doanh
Để chèn Mẫu Tài liệu Kinh doanh vào nội dung Tài liệu Kinh doanh, trong khi ở TAB Nội dung, hãy sử dụng Menu thả xuống Chèn Mẫu Tài liệu Kinh doanh ở trên cùng bên phải để chọn Mẫu Tài liệu Kinh doanh bạn cần chèn vào nội dung.
Sau khi Mẫu Tài liệu Kinh doanh được chọn, nội dung Tài liệu Kinh doanh sẽ được cập nhật tự động.
Quản lý Mẫu Tài liệu Kinh doanh
Để quản lý các Mẫu Tài liệu Kinh doanh bạn cần nhấp vào liên kết Quản lý Mẫu Tài liệu Kinh doanh, bạn sẽ được chuyển hướng đến chế độ xem Mẫu Tài liệu Kinh doanh, thông qua chế độ xem này, bạn có thể chỉnh sửa, tạo và xóa các Mẫu Tài liệu Kinh doanh.
Ngoài ra, nếu bạn hoặc các Nhân viên trong Công ty của bạn có thể truy cập các mẫu này, bạn chỉ cần đánh dấu liên kết.