Tính năng Công việc cho phép bạn tạo các Công việc của riêng mình như nhiệm vụ, cuộc họp, thời hạn, v.v. và theo dõi các Công việc bạn cần thực hiện thêm để hoàn tất việc bán hàng. Bạn có thể tạo các Công việc liên quan đến nhiều Thông tin khách hàng như Doanh nghiệp, địa chỉ Khách hàng, giao dịch để có cái nhìn tổng quan và tổ chức tốt hơn.
Tạo Công việc
Tạo Công việc có sẵn từ những nơi khác nhau trong DE-ERP CobyWork, thông qua bảng điều khiển, thông qua thông tin tài khoản, v.v. Tùy thuộc vào vị trí của bạn tại thời điểm bạn muốn tạo Công việc, bạn sẽ có thể thực hiện việc này trong vòng vài cú nhấp chuột.
- Khi đăng nhập vào DE-ERP CobyWork, hãy nhấp vào mục menu Công việc.
- Ở bên phải, hãy nhấp vào Tạo Công việc.
- Một biểu mẫu sẽ được hiển thị với các trường sau:
- Tiêu đề
Nhập tiêu đề để bạn có thể dễ dàng xác định Công việc. - Chọn loại Công việc
Chọn loại Công việc, đại diện cho hành động cần thực hiện cho Công việc này. - Ngày và giờ cần hoàn thành
Đặt ngày đến hạn cho Công việc và đặt thời gian nếu cần. - Lời Nhắc nhở
Định cấu hình lời nhắc trước ngày đến hạn Công việc. - Khách hàng
Nhấp vào biểu tượng + Khách hàng để thêm Khách hàng vào Công việc. Ví dụ: nếu Công việc này là cuộc họp, bạn có thể thêm Khách hàng làm người tham dự cuộc họp, từ dạng xem này, bạn chỉ có thể chọn nhân viên, sử dụng trường tìm kiếm để tìm kiếm Khách hàng nếu cần. - Mô tả:
Nhấp vào biểu tượng + Mô tả để thêm mô tả cho Công việc, mô tả hiển thị cho tất cả khách hàng, được bao gồm trong tệp .ics đính kèm trong Email được gửi khi khách hàng được thêm vào Công việc. - Người thực hiện
Đặt người thực hiện cho Công việc. - Ghi chú
Ghi chú là riêng tư và chỉ hiển thị cho Nhân viên bán hàng. - Doanh nghiệp
Liên kết Công việc với các Doanh nghiệp khách hàng hiện có, nhập dữ liệu để tìm kiếm các Doanh nghiệp. - Khách hàng
Liên kết Công việc với các đầu mối Khách hàng hiện có, nhập dữ liệu để tìm kiếm Khách hàng của Khách hàng. - Các giao dịch
Liên kết Công việc với các giao dịch hiện có, nhập dữ liệu để tìm kiếm giao dịch.
Nhấp vào Tạo.
Sau khi Công việc được tạo, nếu người thực hiện Công việc khác với người Tạo Công việc, Email cho Công việc sẽ được gửi đến Nhân viên được giao việc.
Tạo Công việc thông qua Khách hàng, Doanh nghiệp, Giao dịch
- Nhập thông tin bản ghi dữ liệu. Ví dụ: bằng cách nhấp vào tên của bản ghi từ trang chỉ mục (bảng).
- Nhấp vào tab Công việc.
- Nhấp vào Thêm Công việc.
- Nếu cần, hãy sử dụng bản ghi dữ liệu Liên kết với X để liên kết Công việc với các bản ghi bổ sung.
Tạo Công việc khi ghi nhật ký cuộc gọi, tạo ghi chú, gửi Email
Bạn có thể tạo một Công việc dưới dạng công việc giám sát, tính năng này cung cấp cho bạn khả năng tự động tạo và liên kết Công việc với cấu hình bản ghi. Ví dụ: bạn đang tạo bản ghi nhật ký cuộc gọi…
Cập nhật Công việc
- Khi đăng nhập vào DE-ERP CobyWork hãy nhấp vào mục menu Công việc.
- Từ bảng, hãy nhấp vào tiêu đề Công việc.
- Biểu mẫu sẽ được hiển thị, cập nhật bất kỳ trường dữ liệu nào cần thiết.
- Nhấp vào Save (Lưu).
Cập nhật Công việc qua Khách hàng, Doanh nghiệp, Giao dịch
MẸO: Nhấp đúp vào mô tả Công việc để chỉnh sửa
- Nhập Thông tin bản ghi. Ví dụ: bằng cách nhấp vào tên của bản ghi dữ liệu từ trang chỉ mục (bảng).
- Nhấp vào TAB Công việc.
- Cuộn xuống dưới cùng để tìm Công việc bạn muốn cập nhật.
- Bấm vào biểu tượng dấu chấm lửng rồi bấm Chỉnh sửa.
- Cập nhật bất kỳ trường dữ liệu nào cần thiết.
- Nhấp vào Lưu.
Xóa Công việc
Có nhiều cách để xóa Công việc, thông qua các Thao tác bảng, thông qua nút Xóa bảng và khi xem các Công việc liên quan đến bản ghi.
Xoá công việc từ Thao tác bảng khi xem bảng Công việc:
Hãy sử dụng hộp kiểm ở phía bên trái để chọn Công việc bạn muốn xóa và sau đó chọn thao tác “Xóa” từ Menu Thao tác thả xuống
Xoá Công việc từ Nút xoá bảng
Bấm vào biểu tượng dấu chấm lửng được hiển thị trên cột đầu tiên trong bảng, sau đó bấm xóa.
Xoá công việc khi xem bản ghi dữ liệu liên quan
Khi xem bản ghi dữ liệu Công việc liên quan, hãy nhấp vào TAB Công việc và cuộn đến Công việc bạn muốn xóa, nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng trên cùng bên phải và chọn Xóa.
Lời nhắc nhở
Mọi Công việc trong DE-ERP CobyWork đều có thể có lời nhắc để Người giao việc / Người được giao Công việc nhận thông báo trước ngày cần hoàn thành, đó là một tính năng hữu ích. Ví dụ: khi Công việc đang họp hoặc đó là một nhiệm vụ cần phải hoàn thành.
Khi tạo một Công việc, hãy định cấu hình lời nhắc dựa trên thời điểm bạn muốn Người thực hiện nhận được thông báo cho Công việc này. Ví dụ: 1 ngày trước ngày cần hoàn thành.
Lưu ý rằng đối với các Công việc không có thời gian cần hoàn thành cụ thể, khi đó ngày nhắc nhở được tính từ nửa đêm. Ví dụ: nếu có Công việc đến hạn ngày 16-12-2021 và lời nhắc được đặt là 30 phút trước ngày cần hoàn thành, khi đó lời nhắc sẽ được gửi vào lúc 23h30 ngày 15-12-2021
Ghi chú: Thông báo sẽ chỉ được gửi nếu Công việc không được đánh dấu là đã hoàn thành. Nếu hệ thống không hoạt động đúng cách, vui lòng liên hệ với hỗ trợ kỹ thuật của chúng tôi để kiểm tra.
Dựa trên cài đặt người dùng, DE-ERP CobyWork sẽ gửi Email và thông báo Chuông để thông báo cho Người thực hiện về thời hạn Công việc.
Kết hợp
Trong DE-ERP CobyWork, Công việc có thể được kết hợp với nhiều tài nguyên. Ví dụ: Một công việc có thể liên quan đến và hiển thị trong Thông tin của Khách hàng và Các giao dịch.
Tính năng này rất hữu ích khi bạn muốn tổ chức đầy đủ quy trình bán hàng của mình và có cái nhìn tổng quan rõ ràng về Công việc và Thông tin nơi Công việc có liên quan.
Hãy tưởng tượng bạn cần tạo Công việc cho một giao dịch nhưng Công việc đó rất quan trọng đối với Khách hàng được kết hợp với giao dịch. Ví dụ: Một Công việc nhắc nhở bạn gọi cho Khách hàng để thảo luận về một số nội dung của Hợp đồng, trong trường hợp này, khi bạn kết hợp Công việc với Khách hàng và với Giao dịch, bất cứ khi nào bạn truy cập Thông tin giao dịch hoặc Thông tin Khách hàng, bạn sẽ có thể thấy Công việc này và biết hành động nào cần được thực hiện tiếp theo.
Theo mặc định, DE-ERP CobyWork sẽ hiển thị tối đa 3 giao dịch, địa chỉ Khách hàng hoặc Doanh nghiệp liên quan đầu tiên, tuy nhiên, bạn không bị giới hạn chỉ kết nối Công việc với các bản ghi dữ liệu đã cho, bạn có thể sử dụng đầu vào tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm và kết hợp Công việc với nhiều bản ghi dữ liệu không liên quan từ Công việc.
Đồng bộ hóa lịch
Bạn có thể đồng bộ hóa lịch 2 chiều giữa các Công việc trên DE-ERP CobyWork và các sự kiện lịch được thêm vào trong Lịch của nhà cung cấp lịch yêu thích của bạn. Tại thời điểm này, DE-ERP CobyWork hỗ trợ hai nhà cung cấp lịch phổ biến nhất – Lịch Google và Lịch Outlook.
Các Công việc được tạo trong DE-ERP CobyWork sẽ được tạo dưới dạng sự kiện và các sự kiện được tạo trong tích hợp lịch bạn đã chọn sẽ được tạo trong DE-ERP CobyWork dưới dạng Công việc, tất nhiên việc đồng bộ hóa cũng sẽ thực hiện với các bản cập nhật.
Đây là giải pháp lịch thống nhất mang lại cho bạn sự an tâm rằng bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp hoặc sự kiện đã lên lịch nào và mất giao dịch.