Đăng nhập vào bảng điều khiển nội bộ (ERP), nhấp vào Tạo nhanh Khách hàng.
Hoặc đi đến Menu Khách hàng > +Tạo Khách hàng mới
Hộp thoại Tạo Khách hàng mới xuất hiện, ở trong TAB đầu tiên là Thông tin Khách hàng, bạn cần nhập các dữ liệu thông tin
- Tên Doanh nghiệp;
- Mã số thuế;
- Điện thoại;
- Website;
- Nhóm (Phân loại nhóm các khách hàng. Ví dụ: Nhóm Nhà cung cấp, Nhóm khách hàng Xây dựng, Nhóm khách hàng Thiết kế nội thất…..Bạn có thể tạo nhanh Nhóm Khách hàng từ ô nhập này). Sắp xếp khách hàng của bạn thành nhóm, vì sau đó bạn có thể tạo báo cáo theo nhóm và xem theo nhóm khách hàng.
- Đơn vị tiền tệ (cho Khách hàng này). Bởi vì Khách hàng của bạn có thể đến từ nhiều Quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau trên toàn cầu, và các giao dịch giữa bạn với họ có thể có những loại tiền tệ khác nhau. Nếu đơn vị tiền tệ này không phải là đơn vị tiền tệ mặc định của hệ thống khi bạn thêm Báo giá/Biên lai và chọn khách hàng, đơn vị tiền tệ sẽ tự động thay đổi theo những gì được chọn trong trường này. LƯU Ý: Bạn sẽ không thể thay đổi đơn vị tiền tệ tùy chỉnh nếu đã có giao dịch trước đó.
- Ngôn ngữ mặc định (cho khách hàng này). Nếu bạn có nhiều ngôn ngữ, bạn có thể dễ dàng thay đổi ngôn ngữ của khách hàng. Vì vậy, khi khách hàng đăng nhập và thiết lập ngôn ngữ khác thì mặc định hệ thống sẽ dịch mọi thứ dựa trên bản dịch của bạn cho ngôn ngữ này. Theo mặc định, tất cả dữ liệu PDF của khách hàng được tạo từ khu vực quản trị được tạo bằng ngôn ngữ mặc định của hệ thống. Nếu bạn muốn tạo bằng ngôn ngữ của khách hàng, bạn có thể dễ dàng truy cập Thiết lập > Cài đặt > Bản địa hóa và đặt Xuất tài liệu PDF của khách hàng từ khu vực quản trị bằng ngôn ngữ khách hàng thành Có
- Địa chỉ Công ty (Tỉnh – Thành phố, Quận – Huyện – Thị xã, Mã bưu chính, Quốc gia….)
Chuyển qua TAB thứ hai là Thông tin giao hàng (áp dụng cho Khách hàng), bạn cần nhập các thông tin:
- Địa chỉ thanh toán (Để xuất Biên lai);
- Địa chỉ nhận hàng;
Thông tin này được sử dụng cho Biên lai/báo giá. Nếu khách hàng của bạn có địa chỉ giao hàng khác cho Biên lai, bạn sẽ cần phải điền vào các trường giao hàng cũng sẽ được tự động đưa vào khi tạo Biên lai mới.
Tiến hành Lưu và Tạo liên hệ hoặc Lưu
- Lưu và Tạo liên hệ: Áp dụng cho trường hợp bạn muốn tạo thông tin đầu mối, người phụ trách của Khách hàng này;
- Lưu: Áp dụng khi Khách hàng này chưa có hoặc bạn chưa muốn tạo thông tin đầu mối, người phụ trách;
Xem và Thiết lập chi tiết Khách hàng
Chuyển về Menu Khách hàng từ giao diện bên trái, Click vào Xem trong danh sách Khách hàng như hình ảnh dưới đây:
Giao diện mới hiển thị với các Menu thông tin và Bảng nhập dữ liệu, bạn có thể Xem hoặc Chỉnh sửa các thông tin này và lưu lại.
Có tất cả 19 loại dữ liệu liên quan đến thông tin khách hàng, bạn có thể nhập đầy đủ hoặc không với các dữ liệu này. Nhưng khi có thông tin bạn nên cập nhật nó, bởi vì nó giúp bạn lưu trữ lâu dài các thông tin, dữ liệu về khách hàng của bạn.
Các loại dữ liệu bao gồm:
- Thông tin;
- Liên hệ;
- Ghi chú;
- Thông báo;
- Biên lai;
- Thanh toán;
- Đề xuất;
- Số dư trả trước;
- Báo giá;
- Đăng ký (áp dụng cho doanh nghiệp dịch vụ);;
- Chi phí;
- Hợp đồng;
- Các dự án;
- Giao việc;
- Yêu cầu;
- Các tập tin;
- Lưu trữ dữ liệu;
- Nhắc việc;
- Bản đồ;
Menu Thông tin
Trong Menu Thông tin bao gồm 3 TAB, 2 TAB như đã mô tả trong phần Tạo Khách hàng mới, còn 1 TAB Quản trị Khách hàng giúp bạn có thể chỉ định nhân viên phụ trách, nhân viên đầu mối trong Công ty của bạn trực tiếp khách hàng này, không có hạn chế số lượng nhân viên phụ trách này với mỗi đầu mối, nhân viên của Khách hàng, bạn có thể thiết lập giao cho bất cứ nhân viên nào trong Công ty của bạn.
Nếu bạn không muốn cấp quyền XEM cho nhân viên để có thể xem tất cả khách hàng, bạn có thể chỉ định nhân viên làm quản trị viên cho mỗi khách hàng cụ thể.
Nhân viên bạn đã chỉ định sẽ có thể nhìn thấy khách hàng này cùng với mục Menu Khách hàng mà không cần có phân quyền truy cập Khách hàng này.
Menu Đầu mối Liên hệ
Khách hàng của bạn có thể có nhiều nhân viên phụ trách đầu mối trong các quan hệ kinh tế với Công ty của bạn, ví dụ: Người phụ trách Mua hàng, Người phụ trách nhận hàng; Người phụ trách thanh toán…..
Tại Menu này, bạn có thể thiết lập không hạn chế nhân viên phụ trách là các đầu mối từ Khách hàng, mỗi đầu mối này có thể có các quan hệ giao dịch với Công ty bạn bởi các chức năng hoàn toàn khác nhau, vì thế khi tạo mới liên hệ, bạn có thể cấp quyền cho họ có thể truy cập các phần nào từ cổng quan hệ khách hàng của bạn.
Bạn cũng có thể chọn nếu bạn thiết lập mẫu Email chào mừng khi khách truy cập hệ thống, được định cấu hình trong Menu Cài đặt > Mẫu Email trong phần ứng dụng khách.
Giờ đây, khách hàng của bạn có thể đăng nhập vào khu vực khách hàng từ URL www.yourdomain.com/clients/login
Click chọn Không gửi Email chào mừng nếu bạn không muốn gửi email chào mừng đến Email của đầu mối Khách hàng này.
(Email chào mừng). Nếu không chọn tuỳ chọn này, Email chào mừng sẽ không được gửi nếu trường này không được chọn.
Gửi Email đặt mật khẩu mới – Một Email sẽ được gửi với liên kết liên hệ để đặt mật khẩu mới. Liên kết sẽ có hiệu lực trong 48 giờ.
Menu Ghi chú
Bạn có thể nhập và lưu các dữ liệu ghi chú về Đối tác – Khách hàng này từ Menu ghi chú, điều này giúp bạn số hoá các thông tin cần lưu trữ về khách hàng, giúp cho các nhân viên khác trong Công ty có thể tiếp cận (nếu bạn cấp quyền) khi họ trực tiếp phụ trách Khách hàng này;
Menu Thông báo
Từ Menu Thông báo, bạn có thể gửi cho Đối tác – Khách hàng này các Thông báo liên quan đến thanh toán, bạn cũng có thể chọn thời gian cụ thể trong quá khứ.
Bạn có thể In – Xuất PDF hoặc gửi Email Thông báo thanh toán này cho Khách hàng.
Đối với mỗi đầu mối của Đối tác – Khách hàng trong CobyWork CRM – ERP, bạn có thể định cấu hình thông báo Email riêng biệt. Ví dụ: nếu bạn không muốn đầu mối của Đối tác – Khách hàng nhận thông báo quá hạn về Biên lai thanh toán, bạn có thể chuyển đổi thông báo Email cho Biên lai thanh toán. Hãy nhớ rằng nếu Đói tác – Khách hàng chỉ có một đầu mối và bạn đã bật thông báo qua Email cho liên hệ này thì sẽ không có Email nào được gửi cho bất kỳ tính năng liên quan nào.
Một ví dụ khác, giả sử Đối tác – Khách hàng của bạn có 5 địa chỉ liên hệ và tất cả họ đều có quyền truy cập vào các dự án, nhưng bạn chỉ muốn một đầu mối nhân sự nhận bất kỳ Email nào liên quan đến dự án, trong trường hợp này, bạn sẽ cấp quyền dự án cho tất cả 5 đầu mối nhân sự, nhưng chỉ cho phép đầu mối nhân sự duy nhất bạn sẽ bật thông báo Email cho dự án và công việc, trong trường hợp này, đầu mối nhân sự này sẽ chỉ nhận được Email liên quan đến dự án và công việc của dự án chứ 4 đầu mối nhân sự còn lại không nhận được .
Tính năng thông báo qua Email cho các đầu mối nhân sự trong CobyWork CRM – ERP cũng được sử dụng để chọn trước các đầu mối nhân sự trong khi gửi biên lai cho Đối tác – Khách hàng. Nếu bạn điều hướng đến Bán hàng > Biên lai và nhấp vào Icon Email để gửi biên lai cho Đầu mối – Khách hàng, những đầu mối nhân sự đã bật thông báo qua Email cho Biên lai sẽ được chọn tự động trong danh sách thả xuống được chọn, hãy lưu ý rằng nếu bạn chọn thủ công một số đầu mối nhân sự chưa bật thông báo qua Email cho biên lai, Email sẽ được gửi đến TẤT CẢ các đầu mối nhân sự đã chọn.
Thông báo Email hiện có sẵn cho các đầu mối nhân sự là:
+ Biên lai
+ Số dư trả trước
+ Báo giá
+ Yêu cầu hỗ trợ
+ Dự án
+ Hợp đồng
+ Công việc – Chỉ dành cho các công việc liên quan đến dự án.
Menu Biên lai thanh toán
Trong menu này, bạn có thể Tạo biên lai thanh toán cho khách hàng, hoặc nén Zip theo các nhóm biên lai khác nhau.
Menu Thanh toán
Danh sách các khoản thanh toán của Khách hàng và bạn có thể nén Zip các khoản thanh để tải về.
Menu Đề xuất
Danh sách các Đề xuất đã gửi cho Khách hàng. Bạn cũng có thể tạo nhanh Đề xuất mới và gửi cho Khách hàng này từ đây.
Menu Số dư trả trước
Danh sách các khoản thanh toán trả trước của Khách hàng. Bạn cũng có thể tạo mới số dư trả trước của Khách hàng, Nén Zip các khoản thanh toán trả trước của Khách hàng và tải về từ đây.
Menu Báo giá
Danh sách các Báo giá đã gửi cho Khách hàng. Bạn cũng có thể tạo nhanh Đề xuất mới và gửi cho Khách hàng này từ đây. Tính năng nén Zip tất cả các Báo giá và tải về cũng có sẵn.
Menu Đăng ký gói tài khoản
Danh sách các gói đăng ký Tài khoản của Khách hàng. Bạn cũng có thể tạo đăng ký gói tài khoản mới cho Khách hàng này từ đây.
Menu Chi phí
Danh sách các khoản Chi phí khi thực hiện các công việc liên quan tới Khách hàng này. Bạn cũng có thể tạo mới các khoản Chi phí khi thực hiện các công việc liên quan tới Khách hàng Khách hàng này từ đây.
Menu Hợp đồng
Danh sách các Hợp đồng liên quan tới Khách hàng này. Bạn cũng có thể tạo mới các Hợp đồng liên quan tới Khách hàng Khách hàng này từ đây.
Menu Dự án
Bạn có thể cùng lúc thực hiện nhiều dự án cho một Khách hàng. Trong Menu này sẽ hiển thị tất cả các dự án mà bạn đang phục vụ Khách hàng trong quá khứ và hiện tại.
Bạn cũng có thể bắt đầu Tạo dự án mới từ Menu này cho Khách hàng này từ đây.
Menu Công việc
Trong Menu này, bạn có thể bắt đầu tạo công việc mới với Khách hàng này, chỉ định nhân viên thực hiện và nhân viên giám sát.
Các công việc này có thể được tính lương giờ (hoặc không) và có thể tạo biên lai cho Khách hàng.
Danh sách các công việc liên quan tới Khách hàng này cũng có tại đây.
Menu yêu cầu hỗ trợ
Trong menu này sẽ hiển thị các Yêu cầu hỗ trợ từ Khách hàng và tình trạng các yêu cầu hỗ trợ này. Bạn cũng có thể tạo mới các Yêu cầu hỗ trợ liên quan tới Khách hàng Khách hàng này từ đây.
Menu File
Menu này giúp bạn tải lên các File PDF, Hình ảnh….liên quan tới Khách hàng này như là một lưu trữ lâu dài. (Cloud)
Menu Lưu trữ dữ liệu
Menu này như là một bổ sung cho Menu File, khi dữ liệu của khách hàng quá lớn, bạn có thể yêu cầu chúng tôi thiết lập hạ tầng chuyên biệt để lưu trữ các dữ liệu này (hạ tầng của chúng tôi có thể cung cấp tới 64 TB = 65.536 GB = 67.108.864 MB).
Menu Nhắc việc
Bạn có thể tạo các nhắc việc với các Nhân viên các công việc liên quan tới Khách hàng tại đây
Menu Bản đồ
Thiết lập bản đồ tất cả các địa chỉ (Văn phòng, Kho hàng…) của Khách hàng, với sự hỗ trợ của Google Mép, giúp việc tìm kiếm địa chỉ của họ tốt hơn.
