Tổng quan chung
Module Công việc là Module quan trọng nhất trong nền tảng CRM/ERP của CobyWork. Nó liên quan tới hầu hết các Nhân sự trong Cao cấp, Trung cấp, và Nhân viên chuyên trách.
Tạo công việc mới
Để tạo một công việc mới, từ Menu chính điều hướng đến công việc và nhấp vào nút công việc mới.
Tiêu đề – Nhập Tiêu đề cho công việc để dễ dàng xác định nó.
Tỷ lệ hàng giờ – Đặt tỷ lệ công việc hàng giờ
Ngày bắt đầu – Đặt ngày khi công việc phải hợp lệ.
Ngày đến hạn – Đặt ngày đến hạn khi công việc này phải hoàn thành.
Mức độ ưu tiên – Chọn mức độ ưu tiên của công việc, Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp.
Lặp lại mỗi lần – Nếu bạn muốn đánh dấu công việc này là định kỳ để lặp lại dựa trên khoảng thời gian đã chọn, hãy chọn các tùy chọn định kỳ phù hợp với nhu cầu của bạn.
Liên quan đến – Nếu bạn muốn liên kết công việc với một tính năng cụ thể như Dự án, Khách hàng, Biên lai…, bạn có thể chọn từ danh sách này.
Thẻ – Thêm thẻ công việc để dễ nhận biết hơn, ví dụ: to mau, son tuong,…..
Mô tả công việc – Cung cấp thông tin bổ sung cho công việc.
Nhấp Lưu lại
Sau khi bạn tạo công việc, bạn sẽ có thể thêm Nhân viên được giao và Nhân viên giám sát trực tiếp vào chế độ công việc từ phía bên phải.
Khi một Nhân viên giám sát hoặc Nhân viên được giao công việc được thêm vào công việc, Nhân viên đó sẽ nhận được Email và chuông thông báo rằng họ được thêm làm Nhân viên được giao công việc hoặc Nhân viên giám sát cho công việc, nếu bạn cần điều chỉnh các mẫu Email được gửi cho Nhân viên, bạn có thể làm điều này trong Thiết lập > Mẫu Email
Thảo luận công việc
Những Nhân viên có thể xem công việc, chẳng hạn như Nhân viên tạo, Nhân viên được giao và Nhân viên giám sát, có thể Thảo luận về công việc để cộng tác thêm.
Để thêm Thảo luận công việc, bên trong phương thức công việc, nhấp vào liên kết Thảo luận và nhấp vào vùng văn bản trống để thêm nội dung Thảo luận.
Nếu bạn cần đính kèm tệp với Thảo luận, bạn chỉ cần kéo và thả tệp vào trong khu vực tệp tải lên được đánh dấu.
Không cho phép các thành viên dự án xem tất cả các công việc dự án
Theo mặc định, tất cả các công việc liên quan đến dự án đều hiển thị cho tất cả các thành viên dự án.
Nếu bạn chỉ muốn hiển thị các công việc mà nhân viên được giao/thêm làm Nhân viên giám sát, bạn cần tắt Cho phép tất cả nhân viên xem tất cả các công việc liên quan đến dự án
Để thiết lập điều này, hãy đi tới Thiết lập > Cài đặt > Công việc và đặt Cho phép tất cả nhân viên xem tất cả các công việc liên quan đến dự án thành KHÔNG
Nếu nhân viên có quyền XEM công việc hoặc là Quản lý thì thành viên này sẽ vẫn có thể xem tất cả các công việc.
Sao chép công việc
Trong CobyWork CRM – ERP, công việc có thể dễ dàng được sao chép để sử dụng lại và tiết kiệm thời gian quý báu khi tạo đi tạo lại từng công việc.
Trong khi chế độ công việc được mở ở khu vực trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng 3 dấu chấm.
Bổ sung bằng dữ liệu công việc thông thường, bạn có thể sao chép các công việc, Nhân viên giám sát, tệp đính kèm và các mục trong danh sách chọn.
Nếu bất kỳ mục nào tồn tại trong công việc này sẽ được hiển thị dưới dạng các mục hộp kiểm để chọn/bỏ chọn khi sao chép công việc.
Đảm bảo nếu bạn đang sao chép công việc định kỳ để chọn lại dữ liệu công việc trong khu vực chỉnh sửa để tránh lặp lại hai lần vì công việc từ nơi bạn đang sao chép đã được lặp lại.
Liên kết công việc với các tính năng
Công việc có thể được liên kết với bất kỳ tính năng quan trọng nào trong CobyWork CRM – ERP để giám sát công việc của bạn và chỉ định các hành động quan trọng cho nhân viên của bạn.
Chuyển đến mục Menu công việc từ Menu quản trị chính và ở nút trên cùng bên phải, nhấp vào Công việc mới.
Trên trường Liên quan, chọn nơi công việc này sẽ được liên kết.
Sau khi bạn chọn tính năng nơi công việc sẽ được liên kết ở phía bên phải, trình đơn thả xuống sẽ được hiển thị để chọn ông việc cụ thể..
Công việc có thể liên quan đến nhiều tính năng trong CobyWork CRM – ERP.
Công việc định kỳ
Công việc định kỳ là một tính năng cho phép bạn tạo các công việc sẽ lặp lại trong một khoảng thời gian nhất định.
Để tạo công việc định kỳ, hãy chuyển đến Menu công việc trong khu vực quản trị và nhấp vào nút trên cùng bên trái công việc mới.
Một phương thức bật lên sẽ được hiển thị để thêm công việc mới.
– Thêm Tiêu đề công việc
– Trên trường định kỳ chọn khoảng thời gian lặp lại, bạn cũng có thể chọn khoảng thời gian tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mình.
– Lưu công việc
Công việc sẽ được lặp lại như thế nào?
Nếu bạn đặt ngày bắt đầu là 27-09-2016 và đặt lặp lại mỗi tuần, công việc sẽ được tạo tự động sau 7 ngày kể từ ngày bắt đầu, trong trường hợp này, công việc sẽ được tạo tự động vào ngày 03-10-2016
Tôi sẽ nhận được thông báo như thế nào khi công việc sẽ được tạo lại?
Những Nhân viên được giao công việc sẽ nhận được thông báo qua Email và rên hệ thống rằng có công việc mới được giao cho họ hoặc đơn giản là bạn sẽ có thể nhận thấy công việc mới trong khu vực danh sách công việc.
Dừng một công việc định kỳ
Đầu tiên, tìm công việc định kỳ của bạn bằng cách áp dụng bộ lọc cho Bảng công việc.
Sau đó chỉnh sửa công việc và đặt trường thả xuống Lặp lại mọi lần thành trống.
Lưu ý: Tính năng này yêu cầu thiết lập tự động hoá trong cấu hình để hoạt động bình thường. Liên hệ với nhân viên hỗ trợ CobyWork để hỗ trợ việc này.
Thêm Nhân viên được giao công việc
Để thêm Nhân viên được giao công việc, hãy mở công việc bằng cách nhấp vào Tiêu đề công việc trong khi các công việc được liệt kê.
Ở phía bên phải của phương thức công việc sẽ có một danh sách thả xuống để chọn Nhân viên được giao.
Bạn có thể thêm số lượng Nhân viên được giao không giới hạn vào công việc cụ thể và giám sát thời gian của họ được ghi lại.
Sau khi bạn thêm thành viên được giao cho công việc, thành viên này sẽ nhận được Email thông báo và tích hợp sẵn được giao cho công việc cụ thể này.
Khi công việc liên quan đến dự án, chỉ các thành viên của dự án sẽ được hiển thị trong danh sách thả xuống trong khi chọn các thành viên làm Nhân viên được giao.
Bảng chấm công công việc
Bảng chấm công công việc là tất cả các bộ hẹn giờ bắt đầu cho một công việc cụ thể, bảng chấm công được lưu trữ riêng cho từng công việc do Nhân viên được giao công việc bắt đầu.
Để xem tất cả các bảng chấm công trong khi chế độ công việc đang mở, hãy nhấp vào biểu tượng bảng chấm công.
Bên dưới nút này, một bảng sẽ được hiển thị với tất cả các bảng chấm công của công việc liên quan đến công việc này.
Bạn có thể chèn bảng chấm công thủ công cho công việc cụ thể chỉ bằng cách sử dụng khu vực form bảng bên dưới.
Để thêm bảng chấm công mới, bạn cần chọn Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc và Thành viên. Lưu ý rằng trong khu vực thành viên thả xuống sẽ chỉ hiển thị những Nhân viên được giao công việc.
Biên lai công việc
1. Để lập Biên lai cho các công việc phi dự án khi tạo Biên lai, có Menu thả xuống ngay phía bên phải của danh sách thả xuống các mục công việc Biên lai .
Sau khi bạn chọn một khách hàng, danh sách thả xuống này sẽ được tự động điền với tất cả các công việc được liên kết với khách hàng này (Lưu ý rằng các công việc của dự án được loại trừ ở đây)
2. Bạn có thể đọc thêm tại phần hướng dẫn về Lập Biên lai cho các công việc của dự án.